Авансовый отчетДокументом первичного учета, подтверждающим затраты предоплаченных подотчетных денежных средств с приложением документов, подтверждающих целевое использование, является авансовый отчет по форме АО-1. Этот документ заполняется тем, кому выданы подотчетные средства. После заполнения авансовый отчет требует передачи в бухгалтерию, которая сначала проверяет полученный документ, а затем передает его на утверждение руководителю. Только после этой процедуры происходит списание произведенных расходов.

Денежные средства под отчет выдаются через кассу учреждения по расходному кассовому ордеру. В нем должно быть прописано то, для каких целей выдаются деньги. Получать денежные средства на хозяйственные расходы имеют право только указанные в приказе лица, этим же приказом оговариваются и сроки, на которые выдаются корпоративные финансы. Законодательством РФ данные сроки не ограничены и описаны они только приказом по конкретному учреждению. Если целью выдачи таких средств являются командировочные расходы, то необходимо, чтобы у лица, получающего деньги, было в наличии командировочное удостоверение. В случае отсутствия командировочного удостоверения в бухгалтерию должен быть предоставлен приказ о направлении в командировку, подписанный руководителем организации.

Бланк авансового отчета заполняется с двух сторон. На лицевой части указываются данные работника и организации, ране выданных авансах, их перерасходе или излишке. С другой стороны работник приводит перечень подтверждающих расходы документов с указанием потраченных сумм.

Дальнейшую работу с заполненной формой авансового отчета будет производить бухгалтер. На лицевой стороне им дописываются номера счетов и суммы расходов, принятых к учету. После этого на авансовом отчете бухгалтер ставит отметку о проверке и утверждении, заполняется расписка на основной стороне бланка и выдается подотчетному лицу. Отчет подписывается и бухгалтером, и главным бухгалтером с расшифровкой подписей. В случае перерасхода или остатка дополнительно вносятся реквизиты приходных или расходных ордеров для окончательного расчета. После чего на окончательно заполненном авансовом отчете ставит свою подпись с расшифровкой руководитель организации. Перерасход денежных средств компенсируется работнику, остаток средств вносится сотрудником в кассу.