Понятие «бизнес-процесс» известно уже более века, однако бизнес-моделирование (как подход к управлению организацией) впервые возник в 70-е годы ХХ века. В отдельную методологию менеджмента моделирование бизнес-процессов развилось только к началу 2000-х и сегодня — это тренд, охвативший многие предприятия в различных отраслях. Это один из многих способов улучшить качество и оптимизировать деятельность организации, сделать процессы более эффективными и менее затратными. Этот метод дает возможность не только глубоко проанализировать деятельность компании в целом, но также понять, как организована работа каждой структурной единицы.

Этот метод основывается на описании бизнес-процессов через различные элементы, из которых он состоит: события, данные, действия и прочее. Другими словами, описывает взаимосвязь между элементами процесса от его начала до завершения в рамках организации. Бизнес-моделирование также может описывать внешние по отношению к организации процессы и системы

Модель бизнес-процесса — это шаблон, формализованное описание, которое отображает реально существующую или же предполагаемую деятельность компании. Это описание может быть графическим, символьным, текстовым или табличным.

Модель содержит все сведения о процессе, например, набор бизнес-функций, порядок их выполнения, управленческие и контролирующие механизмы в рамках моделируемого процесса, перечень владельцев процесса и исполнителей каждой бизнес-функции и прочее.

Понятие «бизнес-процесс»

Цели моделирования бизнес-процессов

Метод позволяет решить целый спектр задач, в том числе найти пути совершенствования самих моделируемых процессов. На практике моделирование производится в несколько этапов: сначала их описывают «как есть» (то есть, описание отображает, как процессы в действительности работают); далее, используя различные способы, выявляют слабые места в процессе и разрабатывают все возможные варианты их устранения. Результатом анализа является построение нескольких моделей усовершенствованных процессов (то есть, процессов «как должно быть»).

Кроме этого, результаты моделирования часто применяют не только для управленческого реинжиниринга бизнес-процессов, но также для автоматизации бизнес-процессов в информационной системе предприятия.

Построение моделей процессов позволяет компаниям достичь таких целей:

  • Подробно описать и проследить каждый этап процессов от начала до завершения. В этом случае моделирование позволяет увидеть полную картину процессов компании и определить пути их оптимизации.
  • Нормировать и повысить производительность процессов. Создав модели процессов, вы сможете четко определить, какие именно процедуры необходимо выполнить, чтобы достичь результата, в какой последовательности эти функции будут исполняться, какие механизмы управления существуют в рамках того или иного процесса и прочее. Другими словами, с помощью моделирования происходит регламентация бизнес-процессов организации.
  • Создать единую информационную систему управления всем предприятием. Моделирование создает четкие взаимосвязи в процессах и устанавливает требования, которые они должны выполнять.

Цели моделирования бизнес-процессов

Нотации моделирования бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов осуществляется с помощью их визуализации посредством нотаций.

Нотация — это перечень правил и элементов для описания бизнес-процессов в виде графиков или блок-схем. Графическое описание считается сегодня наиболее продвинутым из существующих типов описания процессов.

Наиболее современными и популярными мировыми стандартами описания бизнес процессов являются 3 нотации: семейство IDEF, eEPC и BPMN 2.0.

Остановимся подробней на лучшей, по мнению большинства профессионалов в управлении бизнес-процессами, методологии моделирования процессов — нотации BPMN 2.0.

BPMN — это разработанный Институтом управления бизнес-процессами (ВРІ) язык моделирования бизнес-процессов. Нотация стала воплощением передового опыта в моделировании и новым стандартом в построении моделей бизнес-процессов. Впервые BPMN была представлена в 2004 году, а последнее ее обновление вышло в свет в 2010 году.

Нотации моделирования бизнес-процессов

BPMN отличается простотой и гибкостью, что делает ее доступной для понимания не только ИТ-специалистам, но и обычным бизнес-пользователям (консультанты по внедрению, бизнес-аналитики и другие). Простота достигается за счет визуализации: условные обозначения, которые используются для отображения процессов, описаны в нотации в виде диаграмм. Также стоит отметить, что моделируемые в BPMN процессы не просто документируются, а являются выполняемыми. То есть, пользователь может запустить и протестировать процесс сразу же после построения.

Существенным отличием BPMN является также наличие дорожек, которые позволяют отобразить в модели процесса взаимодействия между разными исполнителями. Набор знаков и правил достаточен для описания любых (даже самых специфических, сложных и многоуровневых) процессов, а также для отображения любых типов событий. Отметим, что, в отличии от других популярных нотаций, BPMN содержит не только начальное и завершающее события, но также промежуточные. Такое разделение крайне важно, ведь дает понимание, с чего начинается и чем завершается процесс.

Инструменты бизнес-моделирования

Современное моделирование бизнес-процессов использует различные CASE-средства (Computer Aided System Engineering), в достаточном количестве представленные на рынке разными производителями. Особенность их заключается в наличии набора графических инструментов, предназначенных для создания моделей процессов, а также содержат репозитарии для хранения построенных процессов в виде файлов или данных.

Примером программы для моделирования бизнес-процессов может быть bpm’online — CRM-система, дополненная технологией BPM (Business Process Management) для управления бизнес-процессами. В ее основе также мировой стандарт описания бизнес-процессов — нотация BPMN. Система является разработкой компании Terrasoft и более подробно о продукте можно узнать на официальном сайте вендора — terrasoft.ru.

Для построения бизнес-процессов в bpm’online есть два инструмента — дизайнер процессов (для сложных процессов с ветвлениями и различными элементами, которые активизируются системой в автоматическом режиме) и мастер процессов, который предназначен для построения линейных процессов.

Характерная особенность системы — ее возможность исполнять моделируемые процессы и осуществлять их мониторинг.

Инструменты бизнес-моделирования

Пример моделирования бизнес-процессов

Для примера построим простой линейный процесс с помощью инструмента системы bpm’online — мастера процессов. Система уже содержит простейшие шаблоны и схемы процессов, которые содержат ключевые элементы: дорожку, начальное и завершающее событие, поставленные на поток управления. Простейший процесс состоит из последовательности шагов, каждый из которых активизируется, как только будет выполнен предыдущий.

Простой пример: менеджеру по продажам необходимо связаться с клиентом, договориться и запланировать встречу с ним, провести презентацию, а после этого — отправить протокол встречи и материалы презентации на e-mail.

Описанную процедуру можно отобразить с помощью трех активностей — «задача», «звонок» и «e-mail», помещенных на поток управления. Более подробное описание построения процессов в bpm’online можно найти на сайте производителя — terrasoft.ru в разделе «академия».

Моделирование бизнес-процессов — одно из наиболее эффективных способов оптимизировать существующие бизнес-процессы компании. Основная цель этой методологии менеджмента заключается в том, чтобы повысить ценность результата процесса, снизить стоимость и время выполнения его действий. Модели процессов позволяют проанализировать деятельность компании в целом и понять, как организована работа каждой ее структурной единицы.